Deteksi dan Pencegahan Penipuan Penggajian Dengan QuickBooks Hosting

Diposting pada

Menjadi pengusaha dan menjalankan perusahaan adalah tugas berat, itu juga jika semuanya berjalan lancar. Anda perlu bersiap untuk setiap kemungkinan situasi yang mungkin muncul dan menguji kemampuan Anda dalam mengambil keputusan dengan cepat.

Setiap pemilik bisnis memiliki ketakutan untuk menemukan aktivitas penipuan, terutama mengetahui bahwa mereka ditipu oleh karyawan yang terpercaya. Tetapi uang Anda adalah untuk bisnis Anda dan Anda tidak ingin terus menyembunyikan karyawan yang tidak jujur, terutama seseorang yang dapat membuat Anda bermasalah dengan IRS.

Penipuan penggajian adalah nyata, dan sumber utama pencurian akuntansi dalam bisnis. Menurut statistik yang disediakan oleh Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 27 persen dari semua bisnis menghadapi kasus penipuan penggajian dan hampir dua kali lebih banyak di bisnis kecil daripada di perusahaan besar. Organisasi nirlaba juga tidak dibebaskan dari kegiatan kriminal ini.

Mari kita lihat sebuah kasus. Tiffany Couch, seorang spesialis akuntansi forensik berbagi beberapa cerita tentang penipuan penggajian di podcast dengan Accounting Today yang akan menempatkan segala sesuatunya dalam perspektif.

Seorang karyawan terpercaya dari 14 tahun di kantor dokter gigi dinyatakan bersalah skimming uang tunai. Dia adalah orang yang manis, pekerja keras dan populer di kalangan rekan kerja. Dia menangani uang masuk dan setoran bank, dia mengurus data QuickBooks, dia menangani semua tugas yang berhubungan dengan uang. Karena tidak ada yang memeriksanya, itu memberinya akses gratis untuk mencurinya. Dia mulai membayar sendiri gaji ekstra, dia memanipulasi faktur tunai yang masuk, dan dia tidak menyimpan semua uang di rekening bank resmi.

Dokter gigi meninjau beberapa formulir pajak suatu hari mengetahui bahwa dia dibayar ekstra dan mengonfrontasinya tentang hal itu. Dia menyangkalnya pada awalnya, kemudian mengatakan bahwa bos telah setuju untuk membayarnya per jam untuk semua lembur yang dia lakukan tahun lalu, dan marah padanya karena tidak mempercayainya. Dokter gigi, menghindari keributan dan ingin mengklarifikasi beberapa fakta sebelum percakapan berlanjut, mengatakan bahwa mereka akan membicarakannya di kemudian hari. Wanita itu pergi makan siang dan tidak pernah kembali. Ketika akun dan data diperiksa, itu menunjukkan sejumlah besar perbedaan, tanda terima yang dihapus, dan entri kas yang hilang. Secara total, dia mencuri lebih dari $400.000 dan sekarang menjalani hukuman untuk itu di penjara.

Kecurangan penggajian tampaknya sulit dilakukan, tetapi jika disembunyikan dengan baik, mungkin diperlukan waktu berbulan-bulan (atau bahkan bertahun-tahun) untuk mengungkapnya. Ini dapat terjadi di industri apa pun, baik itu toko kecil atau perusahaan besar. Kuncinya adalah meninjau akun Anda sendiri secara teratur. Dalam kasus di atas, terlalu banyak kepercayaan merugikan dokter gigi. Jika dia telah meninjau atau menghitung faktur sebelumnya, kasusnya akan berbeda.

Menggunakan Penggajian QuickBooks dapat menghemat banyak masalah. Muncul dengan fasilitas akses jarak jauh, memungkinkan Anda untuk menelusuri akun Anda dari mana saja dan kapan saja. Dengan cara ini Anda selalu tahu tentang arus kas Anda, dan Anda dapat memverifikasi data keuangan dari rumah Anda. Anda juga dapat menangkap penipu dengan cerdas dalam tindakan, dan dengan bukti.

Berikut adalah skema penipuan penggajian yang paling umum:

1. Karyawan Hantu

Seorang karyawan palsu atau diberhentikan sedang dibayar cek gaji yang diuangkan oleh penipu untuk diri mereka sendiri. Hal ini biasa terjadi pada organisasi dengan jumlah karyawan yang banyak yang dikelola oleh seorang supervisor. Melakukan audit rutin atas laporan penggajian untuk memastikan pembayaran yang benar mencapai karyawan sangat penting. Periksa beberapa setoran ke rekening bank yang sama, atau cek yang diterbitkan untuk karyawan di alamat yang sama.

2. Manipulasi Nilai

Ketika seorang karyawan yang memiliki akses ke akun penggajian, meningkatkan gaji mereka sendiri atau membayar sendiri untuk lembur ekstra atau bonus. Penipuan ini jelas memanfaatkan kepercayaan yang dimiliki majikan kepada karyawannya. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus ingat bahwa mempercayai karyawan Anda baik-baik saja, tetapi terlalu banyak percaya tidak bijaksana. Tetapkan kontrol internal dan awasi sendiri catatan keuangan penting secara berkala.

3. Penyesuaian Timesheet

Ini adalah kejadian yang sangat umum di perusahaan di mana karyawan dibayar dengan tarif per jam. Karyawan dapat meninju waktu untuk karyawan yang tidak hadir atau meningkatkan durasi kerja mereka sendiri. Tapi kalau supervisornya tegas, hal ini bisa dihindari.

Penggajian adalah pengeluaran terbesar perusahaan, dan penipuan penggajian dapat menyebabkan banyak kerusakan pada keuangan dan reputasi perusahaan. Sangatlah penting bahwa semua operasi keuangan dipantau secara rinci untuk tidak membiarkan apa pun terjadi secara kebetulan. QuickBooks yang Dihosting memberi Anda banyak keuntungan, termasuk hak untuk mengerjakan QuickBooks Anda dari lokasi yang jauh. Sangat penting untuk mengawasi arus kas dan tetap up to date.



Source by Tina S Smith

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *